Instruktion IRCC-Konto, um eTA-Probleme zu meistern (eTA-Zusatzdokumente)

Die Ablehnungsrate von eTA liegt im tiefen einstelligen Prozentbereich. Die meisten Ablehnung kommen daher, weil Antragsstellende für eTA den behördlichen Aufforderungen nach zusätzlichen Dokumenten nicht nachkamen. Nur wenige Ablehnungen begründen auf sogenannten "Inadmissibility"-Faktoren. Ist dies allerdings der Fall, dann sollten Sie sich professionelle Hilfe beschaffen, um abklären zu können, warum ein Einreiseverbot bei der Ablehungsbegründung aufgeführt wurde und wie weiter vorgegangen werden soll.
Anstatt einer Bestätigung haben die kanadischen Einwanderungsbehörden Ihnen mitgeteilt, dass sie zusätzliche Informationen bzw. Dokumente benötigen, um Ihren Antrag auf eine elektronische Reisegenehmigung besser beurteilen und entscheiden zu können.
Um dieser behördlichen Aufforderung nachzukommen, müssen Sie zuerst einen genau definierten Kommunikationskanal mit den Behörden eröffnen. Nachstehend wird beschrieben, wie Sie das bewerkstelligen können.

Die E-Mail mit der Aufforderung nach zusätzlichen Dokumenten beinhaltet unter anderem auch einen Link, der zur einer Seite führt, von wo der Prozess einer Kontoeröffnung bei den Einwanderungsbehörden (IRCC) startet. Ab jener Startseite müssen Sie 5 Schritte online durchführen:
  1. Einen persönlichen virtuellen Schlüssel, einen sogenannten "GCKey" online bei der Regierung Kanadas generieren
  2. Mit diesem “GCKey” online ein IRCC-Konto bei den Behörden eröffnen.
  3. Den online gemachten eTA-Antrag mit dem IRCC-Konto online verknüpfen.
  4. Die dann in Ihrem IRCC-Konto eintreffenden Meldungen lesen. Hier finden Sie dann auch eine Mitteilung mit einer Liste von Dokumenten, die die Einwanderungsbehörden sehen wollen. Ab jetzt muss alle Kommunikation und Versand von Dokumenten über dieses Konto laufen.
  5. Die geforderten Zusatzdokumente via Ihrem IRCC-Konto den Immigrationsbehörden übermitteln

Zuerst müssen Sie Ihren eigenen virtuellen (Authentifizierungs)-Schlüssel (der sogenannte "GCkey") auf der WebSite bei den kanadischen Behörden generieren. Ein GCKey wird immer dann benötigt, wenn online mit Behörden kommuniziert wird. Der Link in der E-Mail führt Sie zur Startseite "Create an account to submit documents for your eTA application"".
Schritt 1: Create a GCKey
  • Sign up (unter "Simple Secure Access")
  • I Accept (Terms and Conditions). Ich akzeptiere die Geschäftsbedingungen. Falls Sie ablehnen, können Sie kein Account eröffnen.
  • Create Your Username: Der Benutzername muss aus zwischen 8 und 16 Zeichen bestehen und kann auch bis 7 Ziffern beinhalten. Gross- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Sonderzeichen sind nicht erlaubt. Falls der Benutzername schon vergeben ist, kommt eine Rückmeldung ("Error 1: The Username you have selected is not available") und ein anderer Benutzername muss eingegeben werden.
  • Create Your Password: Das Passwort muss eine Länge zwischen 8 und 16 Zeichen haben und mindestens ein Grossbuchstabe, ein Kleinbuchstabe und eine Ziffer beinhalten. Das Passwort darf nicht in drei oder mehr aufeinanderfolgenden Buchstaben mit dem Benutzername übereinstimmen.
  • Create Your Recovery Questions, Answers and Hints (Wiederherstellungsfrage, Antworten und Hinweise): Dies soll helfen, dass falls das Passwort vergessen wurde, trotzdem noch auf das Konto zugegriffen werden kann. Zu den drei Fragen müssen Sie je eine eigene Antwort schreiben.

    Bei der 1. Frage Select a Recovery Question unter Please select a questioneine der untenstehenden Fragen
    • What was my first pet's name? Wie lautete der Name meines ersten Haustieres?
    • Where did I first meet my significant other? Wo habe ich zum ersten Mal meinen Lebensgefährten getroffen?
    • What was the last name of my childhood best friend? Wie lautete der Nachname meines besten Freundes in meiner Kindheit?
    • Where did I go for my first honeymoon? Wo habe ich meine ersten Flitterwochen verbracht?
    • Who was my most memorable school teacher? An welchen Lehrperson habe ich die besten Erinnerungen?
    • What make of car did I first drive? Welche Marke war mein erstes Auto?
    • What was the first City outside of North America that I first visited? Welche Stadt habe ich zum ersten Mal ausserhalb Nordamerikas besucht?
    • What was my favourite toy as a child? Was war mein Lieblingsspielzeug?
    • What was the first musical instrument I ever played? Welches war mein erstes Musikinstrument?
    • What was my favourite game as a child? Welches war mein Lieblingsspiel?
    • Who was the band/star of the first concert, movie or play that I attended? Wer war die Band / der Star des ersten Konzerts, Films oder Theaterstückes, das ich besuchte?
    • What was my most memorable place outside of Canada I visited? Welcher Ort ausserhalb Kanadas habe ich in bester Erinnerung?
    • What was my favourite subject in school? Welches war mein Lieblingsfach in der Schule?
    • What was my first job I ever received pay for? Mit welchem Job habe ich zum ersten Mal Geld verdient?
    auswählen und unter My Recovery Answer Ihre Antwort eintragen.

    Bei My Memorable Person Name einer Sie beeindruckenden Person eintragen und unter Hint einen entsprechenden Hinweis Erinnerungshilfe anbringen.

    Unter My Memorable Date das Datum (im Format Jahr-Monat-Tag) eines erinnerungswürdigen Tages eingeben und unter Hint entsprechenden einen Hinweis als Erinnerungshilfe anbringen.
  • GCKey Sign Up Complete
  • Sobald Sie den GCKey generiert haben, erhalten Sie automatisch die Möglichkeit, nun (mit Hilfe des “GCKey”) einen gesicherten Account bei den Einwanderungsbehörden einzurichten.
Schritt 2: IRCC-Konto eröffnen
  • I Accept (Terms and Conditions). Ich akzeptiere die Geschäftsbedingungen. Falls Sie ablehnen, können Sie kein Account eröffnen.
  • Create an account: ein Konto bei den Einwanderungsbehörden eröffnen. Vorname, Name, E-Mail-Adresse und die bevorzugte Korrespondenzsprache (englisch oder französisch) sind einzugeben.
  • Create your security questions: Dies ist ein zusätzlicher Sicherheitscheck und hilft auch, Ihre elektronische Unterschrift zu verifizieren. Sie müssen vier eigene Fragen/Antworten (Security Question 1-4/Answer 1-4) eingeben.
  • Continue eröffnet nun Ihr Konto bei IRCC. Im nächsten Schritt wird muss der eTA-Antrag mit diesem Konto verlinkt werden. Falls sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder in Ihr IRCC-Konto einloggen wollen, dann speichern Sie diese Seite mittels "Bookmark" oder klicken Sie den Link in der IRCC-E-Mail.
  • Returning to your account: Einloggen in Ihr Konto mittels Klick auf GCKey sign in page mittels Benutzername und Passwort.
Schritt 3: eTA-Antrag mit Ihrem Konto verlinken
  • Einloggen in Ihr IRCC-Konto
  • Unter What would you like to do today? den blau unterlegten Text Link application to this account anklicken
  • Unter der Auswahl "What program did you apply for?" die Kategorie Electronic Travel Authorization (eTA) auswählen.
  • Unter Application details Angaben zum gemachten eTA-Antrag aufführen: Application Number (Antragsnummer) eingeben. Die entsprechende Nummer startet mit dem Buchstaben "V". Beachten Sie, dass Gross- und Kleinbuchstaben eine Rolle spielen. Zusätzlich Nach- und Vornamen und Geburtsdatum eingeben.
  • Unter Passport information die relevanten Pass-Informationen eingeben: Nummer des Passes, Land des Pass-Ausstellers, Ausstellungsdatum, Gültig bis.
  • Search for my application: Sucht Ihren bei den Behörden gespeicherten eTA-Antrag. Falls der Antrag (auf der Datenbank von IRCC) gefunden wird ("We compared it with our system and found: an application that matches the information you entered"), dann wird mit einem Klick auf Link my application der fragliche eTA-Antrag mit diesem Konto verlinkt und mit einer E-Mail der Einwanderungsbehörden bestätigt. Über Go to main account page gelangen Sie auf die Startseite Ihres Konto, und von dort kann der nun verlinkte (eTA)-Antrag nun in Ihrem IRCC-Konto unter der Rubrik "View my submitted application or profiles" aufgerufen werden.
  • Falls Ihr Antrag nicht gefunden wird, überprüfen Sie Ihre Eingaben noch einmal in Bezug auf Tippfehler oder Leerschläge am Anfang oder Ende von Eingaben.
  • Sollte Ihr Antrag dann immer noch nicht auffindbar sein, dann müssen Sie einen separaten Prozess, genannt "Enquiry" (Anfrage) starten.

  • Start Enquiry:
    • Zurück zur Startseite "Create an account to submit documents for your eTA application"
    • Herunter scrollen bis zum Kapitel "If you have any technical issues" Enquiry form anklicken und dies führt zur "IRCC Webform" (Ein Formular, um verschiedenste Anfragen (wie Bsp. betreffend eTA) zu starten
    • Unter Enquiry unter "Type of Application/enquiry" von der Liste Electronic Travel Authorization und Electronic Travel authorization - General and Technical Enquiries auswählen
    • Unter "Your Enquiry" in der Textbox das Problem (in Englisch oder Französisch) schildern und unter anderem anfügen, dass Sie die eTA nicht mit Ihrem IRCC Account verlinken können ("I cannot link my eTA application to my IRCC account")>
    • Die persönlichen Informationen des Antragstellenden eingeben. Die Felder "Client ID number" (UCI, Ihre persönliche Kundennummer, Nummer des eTA-Antrages und Telefonnummern sind fakultativ.
    • Unter Enquirer Information muss man offenlegen, wer diesen eTA-Antrag ausgefüllt hat: Sie selber ("Applicant") oder als Eltern ("Representative") für das Kind oder ein Repräsentant ("Representative").
    • Sie müssen sich mit dem "Consent and Disclaimer" einverstanden erklären und erhalten dann die Gelegenheit, noch allfällige Dokumente (z.B. Screenshots der Fehlermeldung, etc), die Ihre Anfrage stützen können, mit der Anfrage zusammen abzuschicken.
    • Upload and Submit
    • E-mail-Adresse und Geburtsdatum eingeben. Klick auf "Next" schickt Ihre Anfrage ab
Schritt 4: Check Meldungen von IRCC
  • Mit Klick auf "View submitted applications or profile" erscheint Ihre eTA-Application mit einem Hinweis auf Handlungsbedarf ("Your action is required") und daneben in der Rubrik "Messages" New.
  • Klick Check status and messages
  • Nach unten scrollen, unter Application Messages den Pfeil neben Request letter anklicken und mit Klick auf View this message die an Sie gerichtete Mitteilung mit Instruktionen über das weitere Vorgehen lesen.
  • Bitte denken Sie daran, dass
    • ab jetzt alle Kommunikation wie auch das Einschicken von zusätzlichen Informationen/Dokumenten über diese Kanal gehen muss.
    • alle Dokumente in Englisch oder Französisch eingeschickt werden müssen. Alle Übersetzungen müssen durch einen beeidigten Übersetzer durchgeführt oder beglaubigt werden.
    • falls Sie die gesetzte Deadline nicht einhalten können, Sie - vor Ablauf der Frist - um eine Verlängerung nachfragen.
    • wenn Sie die fristgerechte Eingabe von Dokumente versäumen, der Antrag auf eTA abgelehnt werden kann.
Schritt 5: Abschicken der Dokumente
  • Das Abschicken gliedert sich in zwei Teile: im ersten Schritt werden die Dokumente bereitgestellt ("Upload") und in einem zweiten Schritt nach dem Setzen der (Elektronischen) Unterschrift abgeschickt.
  • Alle einzureichenden Dokumente müssen in Englisch oder Französisch abgefasst sein. Bei Übersetzungen ist eine Beglaubigung notwendig.
  • Das Format muss entweder im PDF, DOC, DOCX, JPG oder TIFF sein. Dateigrösse maximal 4MB.
  • Einloggen in Ihr IRCC-Konto -> View my submitted applications or profiles -> check Status and messages -> View submitted application: Sie sehen eine Liste von geforderten Dokumenten
  • Upload File: Das gewählte Dokument als Anlage/"Attachment" für "Upload" vorbereiten, gegebenenfalls zusätzliche Informationen in das Formular einfügen und per Upload File freischalten.
  • Sollte ein Dokument ausgewechselt werden, so können Sie das mittels Update informationtun
  • Beachten Sie, dass Sie nicht noch einmal 7 Dollar zahlen müssen.
  • Signature: Sie "unterschreiben", indem Sie Ihren Vor- und Nachnamen einsetzen eine der Sicherheitsfragen ("Security Question") beantworten und dann auf Sign und dann Transmit klicken.
  • In spätestens einigen Tagen können Sie mit einem Entscheid der Einwanderungsbehörde rechnen.
Anleitung, um Verlängerung der behördlichen Frist zu beantragen
(Beispiel einer Situation: Innerhalb der Frist ist es nicht möglich, ein Führungszeugnis zu bekommen)
  • Einen kurzen Begleitbrief mit den Gründen, weshalb eine Verlängerung angebracht ist. Der Brief sollte im Format PDF, DOC, DOCX JAP oder TIFF abgefasst sein. Dateigrösse kleiner als 4 MB.
  • Einloggen in Ihr IRCC-Konto -> View my submitted applications or profiles -> check Status and messages -> View submitted application: Sie sehen eine Liste von geforderten Dokumenten
  • Upload file neben denjenigen Dokumenten anklicken, für die eine Verlängerung der Deadline beantragt wird.
  • Im Prinzip müssen Sie die Maske mit den genauen Daten des geforderten Dokumentes füllen. Da Sie das Dokument noch nicht haben (und deshalb eine Verlängerung beantragen) füllen die Maske am Beispiel "Führungszeugnis/Strafregisterauszug" wie folgt aus und schicken diesen Inhalt diesen Inhalt ab:
    • Unter Document Name: schreiben Sie Request for an extension"
    • Document number: 000000 (also 6 Mal die Null)
    • Country of Issues: Ihre Nationalität auswählen
    • Issue Date: Wählen Sie ein Datum, älter als heute.
    • Expiry Date: Setzen Sie das von Ihnen gewünschte Verlängerungsdatum
    • Wählen Sie Next. In diesem Schritt müssen Sie Ihren geschriebenen Begleitbrief mittels Browse auf Ihrem Computer lokalisieren und als "attachment" mit einem Klick auf Upload Fileabschicken.
    • Nach dem Upload müssen Sie jetzt im letzten Schritt das Ganze noch abschicken ("Submission").
    • Nach der Bestätigung ("... you have successfully transmitted ...") können Sie via Exit Questionnaire zur Ihrer Startseite zurückkehren. Dort sehen sehen Sie den Status "Submitted".
    • Beachten Sie, dass Sie nicht noch einmal 7 Dollar zahlen müssen.
    • Signature: Sie "unterschreiben", indem Sie Ihren Vor- und Nachnamen einsetzen eine der Sicherheitsfragen ("Security Question") beantworten und dann auf Sign klicken.
    • Denken Sie daran, dass Sie in diesem Prozess "nur" um eine Verlängerung für die Dokumenteneingabe ersuchen.
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